Під час зустрічі зосередилися на практичній методичній допомозі. Спільно з представниками старостатів опрацювали питання:

– правильне формування справ та їх зручну систематизацію;

– дотримання термінів зберігання документації;

– процедуру підготовки та передачі документів на державне зберігання за всіма вимогами чинного законодавства.

Забезпечення належного обліку документів та дотриманню вимог архівного законодавства сприяє ефективній організації роботи з документами та їх зберіганню.

Що саме опрацювали фахівці під час засідання?

Національний архівний фонд: детально розглянули описи справ постійного та тривалого зберігання установ нашого району, які є безпосередніми джерелами формування НАФ.

Оновлення фондів: погодили акти на списання та знищення тих матеріалів, термін зберігання яких уже вичерпався і які не мають історичної чи практичної цінності.

Систематизацію процесів: опрацювали поточні номенклатури справ для правильного ведення діловодства в установах.

Результат роботи:

Усі перевірені документи отримали схвалення членів комісії. Наступним кроком стане їх передача на розгляд до ЕПК Державного архіву Львівської області, після чого установи зможуть використовувати їх у подальшій роботі.

Кожен документ, який ви дбайливо опрацьовуєте, структуруєте та зберігаєте – це цеглинка в фундаменті нашої ідентичності та правди про наше минуле. Ви – ті, хто гарантує надійність документів, законність та доступність інформації для кожного мешканця нашого району.

Щиро вітаємо зі святом колег з архівного управління Львівської РДА та фахівців архівних підрозділів у територіальних громадах. Ваша праця часто залишається «за кадром», але її результати є неоціненними – саме ви допомагаєте людям знайти відповіді, відновити справедливість та відчути зв’язок із попередніми поколіннями.

Дякуємо за вашу фаховість, терплячість та відданість справі. Бажаємо міцного здоров’я, наснаги, побільше впорядкованих фондів та професійних здобутків!

Головна мета таких візитів – перевірити дотримання стандартів роботи з документами та надати практичну допомогу колегам.

На чому фокусували увагу фахівці управління?

Поточна документація: оцінка стану ведення діловодства, правильності оформлення та надійності зберігання рішень, розпоряджень та інших документів.

Національний архівний фонд: аналіз умов, у яких утримуються цінні папери, що мають особливу історичну та культурну цінність для держави.

Державне зберігання: координація процесів підготовки та формування справ для їх подальшої передачі до архівного управління райдержадміністрації.

Фахівці РДА провели робочі консультації для відповідальних осіб на місцях, розібравши технічні нюанси ведення описів та впорядкування документів.

Чому це важливо? Від правильного формування і збереження документів залежить те, наскільки оперативно та безперешкодно мешканці громад зможуть отримати необхідні довідки, підтвердити трудовий стаж чи розв’язати майнові питання в майбутньому.

Також під час візиту фахівці надали методичну та практичну допомогу з питань організації діловодства й архівної справи відповідно до вимог чинного законодавства України.

Такі робочі виїзди сприяють підвищенню якості ведення діловодства в органах місцевого самоврядування, забезпеченню належного обліку документів та дотриманню вимог архівного законодавства. Надана методична допомога сприяє ефективній організації роботи з документами та їх зберіганню.

На що звертали увагу?

Діловодство: як правильно оформлювати та де зберігати поточні документи.

Історія: в яких умовах утримуються папери, що увійдуть до Національного архівного фонду.

Передача: як триває підготовка справ для державного зберігання в архіві РДА.

Мета таких візитів – не просто проконтролювати, а підказати і навчити. Розібрали з місцевими колегами практичні нюанси.

Адже надійно збережений і впорядкований архів це гарантія того, що завтра будь-який мешканець зможе без проблем отримати потрібний документ.

Стан діловодства: чи правильно оформлюються та де саме зберігаються поточні документи.

Умови для історії: як утримуються папери, що згодом стануть частиною Національного архівного фонду.

Підготовка до передачі: як триває процес підготовки документів для їхнього подальшого державного зберігання в архівному управлінні РДА.

Окрім перевірки, важлива складова таких виїздів – це підтримка та допомога на місцях. Працівники управління детально розібрали з місцевими колегами всі практичні питання: від правильного формування справ до технічних нюансів їх зберігання.

Чому це важливо? Бо чітка організація архіву сьогодні дає гарантію того, що в майбутньому кожен мешканець зможе без зайвої бюрократії та швидко знайти потрібну йому довідку чи інформацію.

Що саме робить комісія?

Під час засідання розглянули:

– справи постійного зберігання: документи, що формують Національний архівний фонд;

– кадрову документацію: накази та особові справи, від яких у майбутньому залежатиме підтвердження стажу чи соціальних прав працівників;

– акти на списання: вилучення паперів, термін зберігання яких вичерпався і які не мають історичної цінності.

Результат роботи.

Усі розглянуті описи та номенклатури справ отримали схвалення комісії. Наступний етап – погодження у Державному архіві Львівської області.

7- адвокатських запитів;

5- запитів органів місцевого самоврядування;

• запит нотаріуса;
• запити управління Пенсійного фонду;
• запит Служби Безпеки України у Львівській області;
• запит управління Національної поліції;
• запит прокуратури.

Опрацьовано заяви громадян щодо дозволу приватизації земельних ділянок, довідок підтвердження нарахування заробітної плати та періоди роботи на ліквідованих установах і господарствах при виході на пенсію, проводиться робота з документами ЕК. За вказаний період видано 111 довідок, з них 85 соціально-правового характеру та 26 майнових, проведено засідання експертної комісії.

Спільна робота із спеціалістами Головного управління Пенсійного фонду по перевірці архівних довідок по заробітній платі та трудовому стажу громадян: перевірено та складено відповідні акти перевірок по 23 архівних довідках. 

Систематично надається методична допомога щодо впорядкування документів реорганізованих підприємств та організацій.

Конкретизовано функції Укрдержархіву щодо:

розроблення положень про галузеві державні архіви;

контролю ведення державними архівними установами, архівними відділами міських рад списків джерел формування Національного архівного фонду України та списків юридичних осіб, їх відокремлених підрозділів, у діяльності яких не утворюються документи НАФ та які перебувають у зоні їх комплектування;

погодження інструкцій з питань архівної справи і діловодства;
розроблених іншими державними органами та органами місцевого самоврядування, а також підприємствами, установами, організаціями незалежно від форми власності.

У вітальному слові до учасників вебінару Голова Укрдержархіву Анатолій Хромов наголосив на особливій актуальності питань збереження важливої документації в умовах воєнного стану.
Модераторами вебінару виступили представники Асоціації міст України. Перший заступник Голови Укрдержархіву Тетяна Шевченко проінформувала про правові аспекти діяльності територіальних громад при створенні страхового фонду документації. Директор департаменту страхового фонду документації Андрій Меленець, як ведучий вебінару, представив матеріали щодо особливостей створення, ведення та використання регіонального страхового фонду документації.
У заході взяли участь майже 300 територіальних громад. Вебінар дозволив ознайомити представників органів місцевого самоврядування із процесами створення регіонального страхового фонду документації та надати фахові відповіді на питання, що виникаю під час здійснення роботи в цьому напрямі.

Номенклатура справ — це основа для складання описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.
Номенклатура справ вводиться в дію з 1 січня 2024 року. Якщо функції і завдання установи не змінюються, номенклатура справ може залишатися впродовж кількох років без змін. Однак, вона підлягає перескладанню та узгодженню не рідше одного разу на п’ять років. Наприкінці поточного року заповнюється підсумковий запис про кількість заведених справ за рік. Підсумковий запис у зведеній номенклатурі справ підписується керівником канцелярії, затверджується керівником
організації і узгоджується з архівом установи.

Трудовий архів створюється за рішенням відповідного органу місцевого самоврядування і утримується за рахунок коштів місцевого бюджету, коштів, отриманих за науково-технічне опрацювання і зберігання архівних документів, та коштів з інших надходжень, не заборонених законом.

Територіальні громади селищ, міст району можуть засновувати об’єднаний трудовий архів. Об’єднаний трудовий архів створюється за рішенням районної ради на підставі делегування радами селищних, міських об’єднаних територіальних громад частини власних повноважень з його створення разом з передачею коштів відповідних бюджетів як субвенції на його утримання.

Трудовий архів відповідно до покладених на нього завдань:

 здійснює приймання документів з кадрових питань (особового складу) в упорядкованому стані за описами справ, схваленими (погодженими) державними архівами, архівними відділами міських рад;

 здійснює приймання документів тимчасового зберігання (до 10 років), у тому числі регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності та інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків, зборів, строки зберігання яких на момент ліквідації не закінчилися;

забезпечує зберігання архівних документів ліквідованих юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців, які здійснювали свою діяльність (були зареєстровані) на відповідній території, відповідно до умов та строків зберігання, визначених Міністерством юстиції.

Усі необхідні документи розміщено за посиланням: https://bit.ly/4azLDuP
Також додатково ви можете надіслати свої пропозиції засобами поштового зв’язку за адресою: проспект Берестейський, 14, м. Київ, 01135

Центральний державний аудіовізуальний та електронний архів опрацював інформацію державних архівів Дніпропетровської, Житомирської, Полтавської, Сумської, Тернопільської, Черкаської, Чернівецької та Чернігівської областей.
Відтепер у зазначеній базі даних доступна для широкого кола користувачів інформація про 123 922  репресовані особи. Ознайомитися з даними.
Довідково. «Український мартиролог ХХ ст.» – це інформаційно-пошуковий інтернет-проєкт, що розміщений на офіційному вебпорталі Державної архівної служби України та містить стислу інформацію про постраждалих від репресій 1920–1950-х років: фотопортрет або кілька фотографій (за наявністю), ім’я особи та коротка характеристика роду занять, дати життя, відомості щодо реабілітації, посилання на архів, де зберігаються архівно-слідчі справи та інші дотичні матеріали.

Результати дослідження свідчать, що країни в цілому вдало імплементували рекомендації Ради Європи. Українське законодавство та практики у архівній сфері у цілому також відповідають Рекомендації R (2000) 13. Утім опитані користувачі відзначили, що в деяких країнах досі існують обмеження на доступ до документів авторитарних режимів минулого. Натомість для Державної
архівної служби України надання доступу до документів репресивних органів комуністичного тоталітарного режиму є одним із пріоритетів діяльності.
Автори дослідження також відзначають, що 93 % опитаних архівів надають віддалений доступ до довідкового апарату та документів, попри відсутність у рекомендаціях Ради Європи пунктів про цифровізацію. Українські архіви за сприяння Державної архівної служби України та міжнародних партнерів також активно оцифровують довідковий апарат, документи та надають доступ до
цифрових копій на онлайнресурсах.

Державною архівною службою України розроблено проєкт Закону України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо оптимізації системи державних архівів», яким запропонована оптимізація центральних державних архівів України в національні архіви з правовим статусом міжрегіональних територіальних органів Державної архівної служби України та приєднання Галузевого державного архіву Українського інституту національної пам’яті до мережі національних архівів.

Архівним установам міських рад делегуватимуться повноваження органів виконавчої влади щодо зберігання документів Національного архівного фонду та здійснення управління архівною справою та діловодством на відповідній території за погодженням з центральним органом виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері архівної справи і діловодства.

Законопроєкт доступний для ознайомлення та обговорення на сайті Міністерства юстиції України: http://surl.li/oghic

nПорядок доступу до документів, що зберігаються в архіві установи, а також порядок користування цими документами визначає керівник установи відповідно до вимог законодавства.

Основна форма використання відомостей, що містяться в архівних документах

n виконання запитів громадян та установ

Виконання запитів громадян та установ

Запити, що надходять до архіву, поділяють на тематичні запити, персональні, майнові та запити соціально-правового характеру.

Інформацію соціально-правового характеру за запитами громадян і установ надають у формі архівної довідки, архівної копії або архівного витягу.

Виконання запитів соціально-правового характеру здійснюється з дати реєстрації звернення: nза документами архіву – до 30 днів включно;

nз використанням тільки довідкового апарату архіву – до 15 днів включно.

Якщо запит складний, строк може бути продовжено, про що обов’язково повідомляють заявника. Загальний строк виконання запиту не повинен перевищувати сорока п’яти днів.

Виконання запитів громадян та  установ Державні архіви здійснюють відповідно до Правил роботи архівних установ України, затверджених наказом Мін’юсту від 08.04.2013 № 656/5.

Державна архівна служба України з метою встановлення строків зберігання первинних бухгалтерських, фінансових та інших документів під час складання номенклатур справ, актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду пропонує дотримуватись Податкового кодексу України, а саме пункту 6 розділу ІІ «Прикінцеві та перехідні положення» Закону України «Про внесення змін до Податкового кодексу України» та інших
законодавчих актів України щодо імплементації міжнародного стандарту автоматичного обміну інформацією про фінансові рахунки від 20.03.2023 року №2970-ІХ.
Документи що стосуються контрольованих іноземних компаній та звітності трансферного ціноутворення зберігаються 7 років.

01 грудня року, за який він складений, а другий залишається в архіві.

    Паспорт архіву призначений для сумарного обліку справ постійного, тривалого(понад 10 років)  зберігання та з кадрових питань (особового складу), що містяться в архіві. У ньому також наводяться відомості про приміщення архіву та його працівників.

У разі необхідності до паспорта архіву відповідно до його розділів складається пояснювальна записка, у якій відображаються відомості про зміни у назві, підпорядкованості, організаційно-правовому статусі установи, зазначаються причини змін показників порівняно з попереднім паспортом у назвах та кількості фондів, кількості справ, крайніх датах справ, умов зберігання. Пояснювальна записка підписується керівником архіву (особою відповідальною за архів).

Строки зберігання документів постійного зберігання в архіві установи обраховується з 01 січня року, наступного за роком закінчення документів у діловодстві (за виключенням року поточного діловодства та двох років, протягом яких вони повинні зберігатися в структурних підрозділах установи). Наприклад, установа обласного масштабу діяльності (в архіві якої документи постійного зберігання  тимчасово зберігаються 10 років) подає паспорт до державного архіву області станом на 01 грудня 2012 року, при цьому вона має виключити рік поточного діловодства (2012) та два роки зберігання документів у структурних підрозділах (2010-2011) і зазначити 10 років зберігання документів в архіві (2000-2009). Якщо в архіві зберігаються документи постійного зберігання понад встановлені роки, тобто до 2000 року, у графі зазначаються їх кількість і крайні дати (наприклад, 100 справ постійного зберігання за 1998-1999 роки зберігаються в архіві установи понад встановлені строки).