7- адвокатських запитів;

5- запитів органів місцевого самоврядування;

• запит нотаріуса;
• запити управління Пенсійного фонду;
• запит Служби Безпеки України у Львівській області;
• запит управління Національної поліції;
• запит прокуратури.

Опрацьовано заяви громадян щодо дозволу приватизації земельних ділянок, довідок підтвердження нарахування заробітної плати та періоди роботи на ліквідованих установах і господарствах при виході на пенсію, проводиться робота з документами ЕК. За вказаний період видано 111 довідок, з них 85 соціально-правового характеру та 26 майнових, проведено засідання експертної комісії.

Спільна робота із спеціалістами Головного управління Пенсійного фонду по перевірці архівних довідок по заробітній платі та трудовому стажу громадян: перевірено та складено відповідні акти перевірок по 23 архівних довідках. 

Систематично надається методична допомога щодо впорядкування документів реорганізованих підприємств та організацій.

Конкретизовано функції Укрдержархіву щодо:

розроблення положень про галузеві державні архіви;

контролю ведення державними архівними установами, архівними відділами міських рад списків джерел формування Національного архівного фонду України та списків юридичних осіб, їх відокремлених підрозділів, у діяльності яких не утворюються документи НАФ та які перебувають у зоні їх комплектування;

погодження інструкцій з питань архівної справи і діловодства;
розроблених іншими державними органами та органами місцевого самоврядування, а також підприємствами, установами, організаціями незалежно від форми власності.

У вітальному слові до учасників вебінару Голова Укрдержархіву Анатолій Хромов наголосив на особливій актуальності питань збереження важливої документації в умовах воєнного стану.
Модераторами вебінару виступили представники Асоціації міст України. Перший заступник Голови Укрдержархіву Тетяна Шевченко проінформувала про правові аспекти діяльності територіальних громад при створенні страхового фонду документації. Директор департаменту страхового фонду документації Андрій Меленець, як ведучий вебінару, представив матеріали щодо особливостей створення, ведення та використання регіонального страхового фонду документації.
У заході взяли участь майже 300 територіальних громад. Вебінар дозволив ознайомити представників органів місцевого самоврядування із процесами створення регіонального страхового фонду документації та надати фахові відповіді на питання, що виникаю під час здійснення роботи в цьому напрямі.

Номенклатура справ — це основа для складання описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.
Номенклатура справ вводиться в дію з 1 січня 2024 року. Якщо функції і завдання установи не змінюються, номенклатура справ може залишатися впродовж кількох років без змін. Однак, вона підлягає перескладанню та узгодженню не рідше одного разу на п’ять років. Наприкінці поточного року заповнюється підсумковий запис про кількість заведених справ за рік. Підсумковий запис у зведеній номенклатурі справ підписується керівником канцелярії, затверджується керівником
організації і узгоджується з архівом установи.

Трудовий архів створюється за рішенням відповідного органу місцевого самоврядування і утримується за рахунок коштів місцевого бюджету, коштів, отриманих за науково-технічне опрацювання і зберігання архівних документів, та коштів з інших надходжень, не заборонених законом.

Територіальні громади селищ, міст району можуть засновувати об’єднаний трудовий архів. Об’єднаний трудовий архів створюється за рішенням районної ради на підставі делегування радами селищних, міських об’єднаних територіальних громад частини власних повноважень з його створення разом з передачею коштів відповідних бюджетів як субвенції на його утримання.

Трудовий архів відповідно до покладених на нього завдань:

 здійснює приймання документів з кадрових питань (особового складу) в упорядкованому стані за описами справ, схваленими (погодженими) державними архівами, архівними відділами міських рад;

 здійснює приймання документів тимчасового зберігання (до 10 років), у тому числі регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності та інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків, зборів, строки зберігання яких на момент ліквідації не закінчилися;

забезпечує зберігання архівних документів ліквідованих юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців, які здійснювали свою діяльність (були зареєстровані) на відповідній території, відповідно до умов та строків зберігання, визначених Міністерством юстиції.

Усі необхідні документи розміщено за посиланням: https://bit.ly/4azLDuP
Також додатково ви можете надіслати свої пропозиції засобами поштового зв’язку за адресою: проспект Берестейський, 14, м. Київ, 01135

Центральний державний аудіовізуальний та електронний архів опрацював інформацію державних архівів Дніпропетровської, Житомирської, Полтавської, Сумської, Тернопільської, Черкаської, Чернівецької та Чернігівської областей.
Відтепер у зазначеній базі даних доступна для широкого кола користувачів інформація про 123 922  репресовані особи. Ознайомитися з даними.
Довідково. «Український мартиролог ХХ ст.» – це інформаційно-пошуковий інтернет-проєкт, що розміщений на офіційному вебпорталі Державної архівної служби України та містить стислу інформацію про постраждалих від репресій 1920–1950-х років: фотопортрет або кілька фотографій (за наявністю), ім’я особи та коротка характеристика роду занять, дати життя, відомості щодо реабілітації, посилання на архів, де зберігаються архівно-слідчі справи та інші дотичні матеріали.

Результати дослідження свідчать, що країни в цілому вдало імплементували рекомендації Ради Європи. Українське законодавство та практики у архівній сфері у цілому також відповідають Рекомендації R (2000) 13. Утім опитані користувачі відзначили, що в деяких країнах досі існують обмеження на доступ до документів авторитарних режимів минулого. Натомість для Державної
архівної служби України надання доступу до документів репресивних органів комуністичного тоталітарного режиму є одним із пріоритетів діяльності.
Автори дослідження також відзначають, що 93 % опитаних архівів надають віддалений доступ до довідкового апарату та документів, попри відсутність у рекомендаціях Ради Європи пунктів про цифровізацію. Українські архіви за сприяння Державної архівної служби України та міжнародних партнерів також активно оцифровують довідковий апарат, документи та надають доступ до
цифрових копій на онлайнресурсах.

Державною архівною службою України розроблено проєкт Закону України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо оптимізації системи державних архівів», яким запропонована оптимізація центральних державних архівів України в національні архіви з правовим статусом міжрегіональних територіальних органів Державної архівної служби України та приєднання Галузевого державного архіву Українського інституту національної пам’яті до мережі національних архівів.

Архівним установам міських рад делегуватимуться повноваження органів виконавчої влади щодо зберігання документів Національного архівного фонду та здійснення управління архівною справою та діловодством на відповідній території за погодженням з центральним органом виконавчої влади, що реалізує державну політику у сфері архівної справи і діловодства.

Законопроєкт доступний для ознайомлення та обговорення на сайті Міністерства юстиції України: http://surl.li/oghic

nПорядок доступу до документів, що зберігаються в архіві установи, а також порядок користування цими документами визначає керівник установи відповідно до вимог законодавства.

Основна форма використання відомостей, що містяться в архівних документах

n виконання запитів громадян та установ

Виконання запитів громадян та установ

Запити, що надходять до архіву, поділяють на тематичні запити, персональні, майнові та запити соціально-правового характеру.

Інформацію соціально-правового характеру за запитами громадян і установ надають у формі архівної довідки, архівної копії або архівного витягу.

Виконання запитів соціально-правового характеру здійснюється з дати реєстрації звернення: nза документами архіву – до 30 днів включно;

nз використанням тільки довідкового апарату архіву – до 15 днів включно.

Якщо запит складний, строк може бути продовжено, про що обов’язково повідомляють заявника. Загальний строк виконання запиту не повинен перевищувати сорока п’яти днів.

Виконання запитів громадян та  установ Державні архіви здійснюють відповідно до Правил роботи архівних установ України, затверджених наказом Мін’юсту від 08.04.2013 № 656/5.

Державна архівна служба України з метою встановлення строків зберігання первинних бухгалтерських, фінансових та інших документів під час складання номенклатур справ, актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду пропонує дотримуватись Податкового кодексу України, а саме пункту 6 розділу ІІ «Прикінцеві та перехідні положення» Закону України «Про внесення змін до Податкового кодексу України» та інших
законодавчих актів України щодо імплементації міжнародного стандарту автоматичного обміну інформацією про фінансові рахунки від 20.03.2023 року №2970-ІХ.
Документи що стосуються контрольованих іноземних компаній та звітності трансферного ціноутворення зберігаються 7 років.

01 грудня року, за який він складений, а другий залишається в архіві.

    Паспорт архіву призначений для сумарного обліку справ постійного, тривалого(понад 10 років)  зберігання та з кадрових питань (особового складу), що містяться в архіві. У ньому також наводяться відомості про приміщення архіву та його працівників.

У разі необхідності до паспорта архіву відповідно до його розділів складається пояснювальна записка, у якій відображаються відомості про зміни у назві, підпорядкованості, організаційно-правовому статусі установи, зазначаються причини змін показників порівняно з попереднім паспортом у назвах та кількості фондів, кількості справ, крайніх датах справ, умов зберігання. Пояснювальна записка підписується керівником архіву (особою відповідальною за архів).

Строки зберігання документів постійного зберігання в архіві установи обраховується з 01 січня року, наступного за роком закінчення документів у діловодстві (за виключенням року поточного діловодства та двох років, протягом яких вони повинні зберігатися в структурних підрозділах установи). Наприклад, установа обласного масштабу діяльності (в архіві якої документи постійного зберігання  тимчасово зберігаються 10 років) подає паспорт до державного архіву області станом на 01 грудня 2012 року, при цьому вона має виключити рік поточного діловодства (2012) та два роки зберігання документів у структурних підрозділах (2010-2011) і зазначити 10 років зберігання документів в архіві (2000-2009). Якщо в архіві зберігаються документи постійного зберігання понад встановлені роки, тобто до 2000 року, у графі зазначаються їх кількість і крайні дати (наприклад, 100 справ постійного зберігання за 1998-1999 роки зберігаються в архіві установи понад встановлені строки).

Центральний державний аудіовізуальний та електронний архів опрацював інформацію Центрального державного архіву громадських об’єднань та україніки та державних архівів Дніпропетровської, Житомирської, Закарпатської, Кіровоградської, Львівської та Полтавської областей.

Відтепер у зазначеній базі даних доступна для широкого кола користувачів інформація про 122589  репресованих осіб.

Ознайомитися з даними https://archives.gov.ua/um.php

Довідково. «Український мартиролог ХХ ст.» – це інформаційно-пошуковий інтернет-проєкт, що розміщений на офіційному вебпорталі Державної архівної служби України та містить стислу інформацію про постраждалих від репресій 1920-1950-х років: фотопортрет або кілька фотографій (за наявністю), ім’я особи та коротка характеристика роду занять, дати життя, відомості щодо реабілітації, посилання на архів, де зберігаються архівно-слідчі справи та інші дотичні матеріали. Базу даних «Український мартиролог ХХ ст.» презентував Голова Державної архівної служби України Анатолій Хромов 6 листопада 2020 року під час прес-конференції в Укрінформі.

Метою розроблення проєкту Концепції є формування цілісної системи сучасної архівної справи, а також визначення основних стратегічних та операційних цілей, якими Державна архівна служба України та архівні установи керуватимуться у найближчі роки.

Соціальні групи населення та заінтересовані сторони, на які поширюватиметься дія: працівники архівної галузі, користувачі архівів, архівні установи, заклади вищої освіти та наукові установи.

Можливі наслідки реалізації проєкту акта для різних соціальних груп населення та зацікавлених сторін: спроможність архівів відповідати викликам, що стоять перед архівами в умовах воєнного стану та постануть у відбудовний період; своєчасна комунікація та реагування на зміни, очікування та потреби суспільства, виявлені проблеми зі збереженістю документів Національного архівного фонду, підвищення результативності управлінських рішень Укрдержархіву для виконання завдань в умовах реінтеграції територій, що були тимчасово окупованими; стійке зростання відсотка громадян, які вважають архівні установи ефективними державними інституціями і довіряють їм тощо.

Зауваження та пропозиції до проєкту Концепції просимо надсилати у довільній формі до 8 листопада 2023 року на адресу електронної пошти: info@arch.gov.ua.

Номер телефону, за яким надаються консультації з питання, що винесено на обговорення: (044) 270-86-11.

Загалом заявок по цій програмі більше 55 тисяч. Працюємо спільно місцевою владою для прискорення розгляду заявок комісіями на місцях, маємо нарощувати інтенсивність попри складнощі. Середня виплата складає 78 тисяч гривень і включає в себе як можливість придбання будівельних матеріалів, так і оплату будівельних послуг.
До речі, всі магазини та майстри, які беруть участь у програмі, зібрані на сайті https://erecovery.diia.gov.ua/participants.html. Важливо сказати, що переважна частина компаній – це невеликий локальний бізнес. Долучитися до участі у програмі також можливо через заявку на
сайті. Ми прагнемо цифровізувати кожен наш крок. З одного боку це суттєво знижує корупційні ризики і убезпечує від “людського фактору”, з іншого – це додає у зручності та безпеці, наскільки це можливо. У цьому ж фарватері рухаємся із запуском компенсацій за знищене житло. Вже цього місяця українці, чиє житло знищене через російський напад, зможуть придбати нову квартиру чи будинок.

З них:

– на заробітну плату – 17;
– про стаж роботи – 14;
– витяги з рішень міської та сільських рад – 8.

Надійшло письмових звернень всього 3, з них :

– адвокатський запит – 2;

      – Пенсійний фонд у Л/о – 1.

Проводиться спільна робота із спеціалістами Головного управління Пенсійного фонду по перевірці архівних довідок по заробітній платі та трудового стажу громадян.        Надаються консультації, щодо передачі документальних матеріалів в архіві відділи архівного управління Львівської районної військової адміністрації ліквідованих підприємств, установ та організацй.  

За ініціативи очільника Укрдержархіву Анатолія Хромова було змінено редакцію пункту 4.2 глави 4 розділу IV Правил роботи архівних установ України, що остаточно позбавить облік фондів від маркерів епохи комунізму, поліпшить принципи та практику його організації, а також позитивно вплине на інформаційну діяльність архівів. Відтепер документи Національного архівного фонду сукупно належать до двох організаційних груп: «давніх актів» та «нових актів». Хронологічною межею зазначеного поділу є 1917 рік, початок подій Української революції 1917–1921 років. Архіви, які мають на зберіганні фонди «давніх актів» та «нових актів», обліковуватимуть їх окремо із самостійною порядковою нумерацією, за винятком спеціалізованих архівів, що зберігають
документи особового походження та аудіовізуальні документи. Для уникнення дублювання архівних шифрів та дотримання принципу походження архівам пропонується застосовувати відповідну літерну індексацію фондів «нових актів», що позбавить облік документів від залишків маркерів епохи комунізму.

Прийнято громадян: 26.

Видано довідок всього:  25 із них:
– на заробітну плату – 16;
– про стаж роботи –9;
– витяги з рішень міської та сільських рад – 1.

Надійшло письмових звернень всього 6, з них :
-адвокатський запит – 2;
    – управління Національної поліції  – 1;
-Пенсійний фонд України – 2

Кам`янка-Бузька міська Рада  – 1;

Спільна робота із спеціалістами Головного управління Пенсійного фонду по перевірці архівних довідок по заробітній платі та трудового стажу громадян: перевірено та складено відповідні акти перевірки –16 архівних довідок.

Державна архівна служба України ініціювала внесення змін до пункту 1 розділу ІІ Порядку виконання архівними установами запитів юридичних та фізичних осіб на підставі архівних документів та оформлення архівних довідок (копій, витягів), затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 02 березня 2015 року № 259/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 04 березня 2015 року за № 251/26696.

Відтепер, згідно з наказом Міністерства юстиції України від 20 липня 2023 року № 2615/5 «Про внесення зміни до пункту 1 розділу ІІ Порядку виконання архівними установами запитів юридичних та фізичних осіб на підставі архівних документів та оформлення архівних довідок (копій, витягів) щодо трудового стажу, заробітної плати», зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 20 липня 2023 року за № 1233/40289, для підготовки архівних довідок про підтвердження трудового стажу та про заробітну плату до запиту додається копія трудової книжки (за наявності та за згодою фізичної особи). Копія трудової книжки дає змогу швидше і краще орієнтуватись працівникам архівних установ при виконанні запитів щодо підтвердження довідками трудового стажу та зарплати.

Зокрема, це рішення сесій та засідань виконкому відповідної сільської ради, журнали їх реєстрації, документи постійних депутатських комісій, протоколи громадських слухань, бюджети, баланси та річні фінансові звіти про виконання бюджету, розпорядження голови з основної діяльності.

 Ті сільські ради, які увійшли в склад новоутворених територіальних громад і не передали документи постійного зберігання в архівне управління включені у список джерел формування Національного архівного фонду, які передають документи постійного зберігання в державний архів.

 Вони зможуть бути виключеними з такого списку лише після передачі таких документів відповідною тергромадою до архівного управління Львівської РВА.

Документи з кадрових питань (розпорядження голови з кадрових питань, журнали їх реєстрації, відомості нарахування зарплати, трудові договори, документи персоніфікованого обліку та особові справи звільнених працівників), господарські книги, заповіти, документи нотаріальних дій повинні бути передані у новоутворену територіальну громаду і їх рекомендовано зберігати або в старостинських округах або у відомчому архіві відповідної тергромади 75 років.

Документи постійного зберігання безпосередньо новоутвореної тергромади з часом теж повинні надходити до архівного управління Львівської РВА.