Кожна установа списку джерел формування Національного архівного фонду повинна в кінці кожного діловодного року закривати номенклатуру справ і заповнювати таблицю в кінці номенклатури справ установи, – про це повідомило архівне управління Львівської районної державної адміністрації.
Зокрема, потрібно вказувати кількість заведених в діловодстві протягом року справ постійного зберігання, з кадрових питань та тимчасового терміну зберігання. Також установи списку джерел формування НАФ повинні до 01 грудня кожного року подавати до архівного управління Львівської РВА заповнений паспорт архівного підрозділу державного органу та органу місцевого самоврядування, іншої установи, підприємства та організації, де вказувати кількість одиниць зберігання постійного терміну зберігання, з кадрових питань (75 років), тимчасового зберігання, які знаходяться на зберіганні у відомчому архіві установи.
Тобто паспорт архіву призначений для сумарного обліку справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу), що містяться в відомчому архіві. У ньому також наводяться відомості про приміщення архіву та його працівників.