Архів розміщують у спеціально побудованих або пристосованих для зберігання документів будівлях, або окремих приміщеннях.
У разі відсутності спеціального приміщення для архіву виділяється пристосоване приміщення в адміністративній будівлі установи. Забороняється прийом в експлуатацію старих, неопалюваних будівель і будівель, що не мають природної вентиляції повітря та надійної теплоізоляції, не відповідають санітарно-гігієнічним вимогам.
Архів складається з комплексу приміщень, у який входять: сховища для документів; робочі кабінети для співробітників; читальний зал (кабінет) для роботи дослідників, співробітників установи й інших користувачів. Основним протипожежним устаткуванням архіву є автоматичні системи пожежогасіння та переносні вогнегасники новітніх конструкцій, що не справляють побічної руйнівної дії на документи.
Вони встановлюються з розрахунку один на 50 кв. м площі, але не менше двох на кожне приміщення. Архівосховища та приміщення для роботи з документами повинні бути обладнані пожежною сигналізацією. Режим зберігання паперових документів в архіві повинен відповідати таким параметрам: температура повітря – +17-19 °С, відносна вологість – 50-55 %.
Архівосховища повинні бути обладнані стаціонарними або пересувними металевими стелажами. Детальніше вимоги до приміщень архіву і забезпечення збереженості документів описано у Правилах організації діловодства і архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях (Затверджені наказом Мінюсту України від 18.06.2015р. № 1000/5).