В окремих випадках як виняток, з огляду на особливості використання документальної інформації, для експонування на виставках,
судово-слідчої дії, інтенсивне термінове використання великого обсягу інформації з конкретною виробничою метою оригінали документів видають у тимчасове користування за межі архіву.
Як правило, документи у користування поза архівом надають юридичним особам, заснованим на державній формі власності.
Документи з фондів юридичних осіб, заснованих на приватній формі власності, та з фондів особового походження можуть передати у тимчасове користування їхнім колишнім власникам.
Термін видачі.
Документи НАФ видають для користування поза архівом на термін, що, як правило, не перевищує одного місяця.
Судово-слідчим органам справи можуть видавати у тимчасове зберігання до шести місяців.
Продовження встановлених термінів перебування документів НАФ в користуванні за межами архіву можливі в особливих випадках з дозволу керівництва архіву лише на підставі письмового звернення довільної форми користувача з поясненням причин необхідності продовження терміну.
Архів має право в будь-якій час без попереднього повідомлення перевірити наявність і умови зберігання документів, виданих у користування за межи архіву. Після завершення встановлених термінів у випадку потреби відбувається переоформлення документів на справи, що видані, після ознайомлення працівника архіву зі станом їхньої збереженості.
Порядок оформлення.
У запиті має бути вказане обґрунтування необхідності надання документів у тимчасове користування, термін, на який бажано передати документи, а також гарантія забезпечення збереженості документів та їхнього вчасного повернення.
Видачу документів у тимчасове користування за межами архіву здійснюють у порядку, зазначеному в Основних правилах роботи державних архівів України.
Видачу документів у тимчасове користування за межи архіву оформляють актом про видавання документів у тимчасове користування, що складається за наявності усіх інших необхідних документів.
У графі «Примітки» акту зазначають особливості оформлення і фізичного стану документів.
Акт реєструють в окремій книзі видачі справ у тимчасове користування. Акт про видачу справ у тимчасове користування іншим установам складають у двох примірниках, перший з яких залишається в архіві, а другий видають замовнику.
Акт підписують керівники установ, що передають та одержують документи, та скріплюють гербовими печатками.