Дотримання вимог законодавства під час подання документів для реєстрації змін до установчих документів громадської організації, яка має статус юридичної особи, є невід’ємною складовою для забезпечення ефективної роботи такої організації.
Документи, що подаються для державної реєстрації, повинні відповідати вимогам, встановленим статтею 15 Закону України «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань» (далі — Закон).
Серед них наступні:
вони мають бути викладені державною мовою та додатково, за бажанням заявника, — іншою мовою (крім заяви про державну реєстрацію);
текст має бути написаний розбірливо (машинодруком або від руки друкованими літерами);
не повинні містити підчищення або дописки, закреслені слова та інші виправлення, не обумовлені в них, орфографічні та арифметичні помилки, заповнюватися олівцем, а також містити пошкодження, які не дають змоги однозначно тлумачити їх зміст;
заява про державну реєстрацію підписується заявником. У разі подання заяви про державну реєстрацію поштовим відправленням справжність підпису заявника повинна бути нотаріально засвідчена;
рішення уповноваженого органу управління громадського об’єднання повинно бути оформлено з дотриманням вимог, встановлених законом. Рішення уповноваженого органу управління громадського об’єднання, що подається для державної реєстрації змін до відомостей про юридичну особу, що містяться в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань (далі – Єдиний державний реєстр), викладається у письмовій формі, прошивається, пронумеровується та підписується засновниками (учасниками), уповноваженими ними особами або головою та секретарем загальних зборів (у разі прийняття такого рішення загальними зборами), якщо інше не передбачено законом. Справжність підписів на рішенні уповноваженого органу управління юридичної особи нотаріально засвідчується з обов’язковим використанням спеціальних бланків нотаріальних документів;
установчий документ громадського об’єднання викладається у письмовій формі, прошивається, пронумеровується та підписується засновниками (учасниками), уповноваженими ними особами або головою та секретарем загальних зборів (у разі прийняття такого рішення загальними зборами). Справжність підписів на установчому документі громадського об’єднання нотаріально засвідчується лише у разі наявності такої вимоги в установчих документах відповідного громадського об’єднання;
внесення змін до установчого документа громадського об’єднання оформляється шляхом викладення його в новій редакції.
Статтею 17 Закону встановлено, що для державної реєстрації змін до відомостей про юридичну особу, що містяться в Єдиному державному реєстрі, у тому числі змін до установчих документів юридичної особи, крім змін до відомостей, передбачених частиною п’ятою цієї статті, подаються такі документи:
заява про державну реєстрацію змін до відомостей про юридичну особу, що містяться в Єдиному державному реєстрі, в якій також може зазначатися прохання про реєстрацію такої особи платником податку на додану вартість та/або про обрання спрощеної системи оподаткування, та/або про включення до Реєстру неприбуткових установ та організацій;
примірник оригіналу (нотаріально засвідчена копія) рішення уповноваженого органу управління юридичної особи, іншого визначеного законом суб’єкта (особи) про зміни, що вносяться до Єдиного державного реєстру, крім внесення змін до інформації про кінцевих бенефіціарних власників (контролерів) юридичної особи, у тому числі кінцевих бенефіціарних власників (контролерів) її засновника, якщо засновник — юридична особа, про місцезнаходження та про здійснення зв’язку з юридичною особою;
реєстр осіб (громадян), які брали участь в засіданні уповноваженого органу управління громадського об’єднання;
відомості про керівні органи громадського об’єднання (ім’я, дата народження керівника, членів інших керівних органів, реєстраційний номер облікової картки платника податків (за наявності), посада, контактний номер телефону та інші засоби зв’язку) — у разі внесення змін до складу керівних органів;
документ про сплату адміністративного збору — у випадках, передбачених статтею 36 Закону;
установчий документ юридичної особи в новій редакції — у разі внесення змін, що містяться в установчому документі;
у разі державної реєстрації змін до відомостей про кінцевих бенефіціарних власників юридичної особи — структура власності за формою та змістом, визначеними відповідно до законодавства;
у разі державної реєстрації змін до відомостей про кінцевих бенефіціарних власників юридичної особи — витяг, виписка чи інший документ з торговельного, банківського, судового реєстру тощо, що підтверджує реєстрацію юридичної особи — нерезидента в країні її місцезнаходження, якщо засновником юридичної особи є юридична особа — нерезидент;
у разі державної реєстрації змін до відомостей про кінцевих бенефіціарних власників юридичної особи — копія документа, що посвідчує особу та підтверджує громадянство (підданство) особи, яка є кінцевим бенефіціарним власником юридичної особи (нотаріально засвідчена або засвідчена кваліфікованим електронним підписом особи, уповноваженої на подання документів для державної реєстрації, крім випадків, якщо такий документ оформлений із застосуванням засобів Єдиного державного демографічного реєстру, — для громадян України).