Підписання нотаріально посвідчуваних правочинів, заяв та інших документів здійснюється відповідно до статті 45 Закону України «Про нотаріат» (далі – Закон) та Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України.
Тексти договорів, заповітів, довіреностей, свідоцтв, актів про морські протести та протести векселів, перекладів у разі засвідчення нотаріусом вірності перекладу документа з однієї мови на іншу, заяв, на яких нотаріусом засвідчується справжність підпису, за винятком заяв у електронній формі заяв та примірників документів, що залишаються у справах нотаріуса, а також дублікатів нотаріальних документів, викладаються на спеціальних бланках нотаріальних документів з лицьового та зворотного боку цих бланків.
Перед підписанням документа нотаріус зобов’язаний забезпечити ознайомлення зі змістом документа сторін (учасників).
При посвідченні правочинів і вчиненні інших нотаріальних дій у випадках, передбачених законодавством, нотаріусом перевіряється справжність підписів учасників правочинів та інших осіб, які звернулися за вчиненням нотаріальної дії. Встановлення особи здійснюється відповідно до Закону.
Нотаріально посвідчувані правочини, а також заяви та інші документи підписуються у присутності нотаріуса. У випадку, коли заява чи інший документ підписані за відсутності нотаріуса, особа, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії, повинна особисто підтвердити, що документ підписаний нею.
Якщо особа внаслідок фізичної вади, хвороби або іншої причини (наприклад, неписьменна) не може власноручно підписати документ, то за її дорученням у її присутності та в присутності нотаріуса цей документ може підписати інша особа, яка визначається зазначеною фізичною особою. Про причини, з яких фізична особа, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії, не мала змоги підписати документ, зазначається у тексті документа та в посвідчувальному написі. 
Правочин за особу, яка не може підписати його, не може підписувати особа, на користь або за участю якої його посвідчено.
У разі, якщо фізична особа, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії, має вади зору або з інших причин не має змоги самостійно прочитати документ, нотаріус уголос прочитує їй текст документа, про що на документі робиться відповідна відмітка.
Якщо глуха, німа або глухоніма фізична особа, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії, письменна, вона має прочитати документ і підписати його. У випадку, коли така особа у зв’язку з хворобою або фізичною вадою не може підписати документ, то при вчиненні нотаріальної дії обов’язково повинна бути присутня особа (сурдоперекладач), яка володіє технікою спілкування з глухою, німою або глухонімою особою і може підтвердити своїм підписом, що зміст правочину, заяви чи іншого документа відповідає волевиявленню та дійсним намірам учасника нотаріальної дії. Підпис особи (сурдоперекладача) проставляється після тексту документа.
Підпис особи або її представника у разі необхідності свідка(ів) або перекладача на нотаріальному документі виконується власноручно.
Звертаємо увагу, що використання факсимільного підпису не допускається.
Якщо особа, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії, не знає мови, якою ведеться нотаріальне діловодство, тексти оформлюваних документів мають бути перекладені їй нотаріусом або перекладачем у письмовій або усній формі, про що зазначається в посвідчувальному написі. Особа, що не володіє мовою, якою виготовлений документ, підписується тією мовою, якою вона володіє.
Юстиція без бар’єрів – ініціатива у межах Національної стратегії зі створення безбар’єрного простору в Україні. Стратегія розроблена за ініціативи першої леді Олени Зеленської.