| Накази (до архіву передаються накази, строк зберігання яких 75 років) | Накази з особового складу, накази про відпустки без збереження заробітної плати, накази про відрядження – формуються в окремі справи, тому що строки зберігання у всіх різні (накази про короткострокові відрядження в межах України та за кордон; стягнення; надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням зберігаються 5 років). Усі накази усередині справи повинні починатися з № 1 (з січня) по останній (грудень). Підшивати тільки оригінали наказів. Перевірити: нумерацію наказів; підписи керівника та печатки установи на наказах; наявність ксерокопій та чернеток, які вилучаються із справ. |
| Особові картки звільнених робітників | Формуються по року звільнення робітника, а у справі – за абеткою. Якщо на підприємстві працюють держслужбовці, то при звільненні – формується особова справа кожного робітника окремо (до справи входять: особова картка ф.Т-2, особистий аркуш, копії наказів про прийняття, звільнення, переміщення за посадами, декларації про доходи по роках, копії паспорта, дипломів, свідоцтв та інших документів). При звільненні керівника підприємства – формувати його особисту справу. (підписувати так: Особова справа звільненого директора Іванова Олександра Петровича; на справі ставиться дата прийняття та звільнення, наприклад: 13.08.2008 – 16.07.2010). |
| Особові рахунки з нарахування заробітної плати | Формуються по роках, усередині справи – за абеткою або за табельними номерами. Якщо за табельними номерами – обов’язково наявність книги реєстрації номерів. При відсутності особових рахунків – підшивати відомості нарахування заробітної плати (за січень – грудень). |
| Акти нещасних випадків на підприємстві | Формуються по роках, усередині справи – по даті. |
| Формування справи | – папку вивернути чистим боком, не розрізати, а складувати; – 4 проколи; – будь – якими нитками; – якщо текст розгорнуто – підшивати за верхній край аркуша; – якщо аркуш великий – завернути до розміру А4; – аркуші у справі вирівнювати по нижньому правому краю; – справа підшивається за рік, якщо справа за декілька років – розділити. |
| Обкладинка справи | – назву писати під трафарет чорною пастою звичайним почерком без скорочень: не приклеювати на обкладинку справи аркуш з назвою, роздрукований на комп’ютері (з часом текст витирається, аркуш може відірватися); – вгорі – назва підприємства; – посередині – назва справи; – Справа № (№ ставиться після затвердження опису (олівцем); – дата справи: якщо накази або протоколи – дата першого та останнього пишеться повністю (наприклад: 12 січня – 13 грудня 2009 року), якщо звіти – писати тільки рік (наприклад: 2009 рік); якщо документ усередині помісячний (але справа за рік), то дату ставити так: січень – грудень 2009 року; – якщо справа поділяється на декілька частин, то на обкладинці вказувати № тому; – внизу: На…..аркушах Зберігати постійно |
Ще більше новин:
Чому не можна використовувати паролі, які містять особисту інформацію та вподобання?
Кам’янка-Бузька ДПІ інформує: Як буде формуватись декларація з податку на прибуток річна та враховув...
Нагадуємо правила безпечної поведінки під час грози
Найочікуваніші архітектурні проєкти 2023 року
Відбулося засідання комісії щодо здійснення перерахунку грошової компенсації за належні для отриманн...
Земельні ділянки, що не підлягають оподаткуванню земельним податком