| Накази (до архіву передаються накази, строк зберігання яких 75 років) | Накази з особового складу, накази про відпустки без збереження заробітної плати, накази про відрядження – формуються в окремі справи, тому що строки зберігання у всіх різні (накази про короткострокові відрядження в межах України та за кордон; стягнення; надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням зберігаються 5 років). Усі накази усередині справи повинні починатися з № 1 (з січня) по останній (грудень). Підшивати тільки оригінали наказів. Перевірити: нумерацію наказів; підписи керівника та печатки установи на наказах; наявність ксерокопій та чернеток, які вилучаються із справ. |
| Особові картки звільнених робітників | Формуються по року звільнення робітника, а у справі – за абеткою. Якщо на підприємстві працюють держслужбовці, то при звільненні – формується особова справа кожного робітника окремо (до справи входять: особова картка ф.Т-2, особистий аркуш, копії наказів про прийняття, звільнення, переміщення за посадами, декларації про доходи по роках, копії паспорта, дипломів, свідоцтв та інших документів). При звільненні керівника підприємства – формувати його особисту справу. (підписувати так: Особова справа звільненого директора Іванова Олександра Петровича; на справі ставиться дата прийняття та звільнення, наприклад: 13.08.2008 – 16.07.2010). |
| Особові рахунки з нарахування заробітної плати | Формуються по роках, усередині справи – за абеткою або за табельними номерами. Якщо за табельними номерами – обов’язково наявність книги реєстрації номерів. При відсутності особових рахунків – підшивати відомості нарахування заробітної плати (за січень – грудень). |
| Акти нещасних випадків на підприємстві | Формуються по роках, усередині справи – по даті. |
| Формування справи | – папку вивернути чистим боком, не розрізати, а складувати; – 4 проколи; – будь – якими нитками; – якщо текст розгорнуто – підшивати за верхній край аркуша; – якщо аркуш великий – завернути до розміру А4; – аркуші у справі вирівнювати по нижньому правому краю; – справа підшивається за рік, якщо справа за декілька років – розділити. |
| Обкладинка справи | – назву писати під трафарет чорною пастою звичайним почерком без скорочень: не приклеювати на обкладинку справи аркуш з назвою, роздрукований на комп’ютері (з часом текст витирається, аркуш може відірватися); – вгорі – назва підприємства; – посередині – назва справи; – Справа № (№ ставиться після затвердження опису (олівцем); – дата справи: якщо накази або протоколи – дата першого та останнього пишеться повністю (наприклад: 12 січня – 13 грудня 2009 року), якщо звіти – писати тільки рік (наприклад: 2009 рік); якщо документ усередині помісячний (але справа за рік), то дату ставити так: січень – грудень 2009 року; – якщо справа поділяється на декілька частин, то на обкладинці вказувати № тому; – внизу: На…..аркушах Зберігати постійно |
Ще більше новин:
Кераміка як екорішення
З 1 квітня завезти гуманітарну допомогу до України можна буде лише з використанням онлайн-порталу
Масштабна аграрна подія осені– День поля
До уваги ветеранів та членів їх родин!
Нове у погашенні податкового боргу: відповідно до норм Закону України №1914
Представники служби у справах дітей у Жовківському районі обстежили умови проживання сім’ї, яка пе...