Номенклатура справ — це обов’язковий для кожної установи систематизований перелік назв справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ (Закон України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» від 24.12.1993 № 3814-XII). Цей документ дає змогу установити в закладі єдиний порядок формування справ незалежно від форми носія інформації, забезпечувати їх облік, оперативний пошук документів за їх змістом і видом, визначати строки зберігання справ.
Номенклатура справ — це основа для складання описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.
Номенклатура справ вводиться в дію з 1 січня наступного року. Якщо функції і завдання установи не змінюються, номенклатура справ може залишатися впродовж кількох років без змін. Однак, вона підлягає перескладанню та узгодженню не рідше одного разу на п’ять років. Наприкінці поточного року заповнюється підсумковий запис про кількість заведених справ за рік. Підсумковий запис у зведеній номенклатурі справ підписується керівником канцелярії, затверджується керівником
організації і узгоджується з архівом установи.