Номенклатура справ (зведена номенклатура) складається службою діловодства.
У номенклатурі справ передбачаються заголовки справ для групування документів, що відбивають усі документовані ділянки і питання діяльності юридичної особи, а також: не закінчені в діловодстві справи, що надійшли від юридичних осіб попередників для їх продовження; справи з питань, вирішення яких триває більше одного року або які ведуться впродовж декількох років (перехідні справи), що вносяться до номенклатури справ кожного року впродовж всього строку їх вирішення або ведення; справи постійно діючих колегіальних органів (рад, постійних комісій, колегій тощо); справи тимчасово діючих органів, документи яких є правовою підставою для підтвердження повноважень установи або припинення її діяльності (наприклад, справи тимчасових контрольних комісій, комісій з реорганізації). Номенклатура справ підписується керівником служби діловодства, візується керівником архівного підрозділу (архіву; посадовою особою, відповідальною за архів) та схвалюється ЕК юридичної особи.
Новостворені юридичні особи незалежно від форми власності повинні не пізніше одного року з початку діяльності подати схвалену їхньою ЕК номенклатуру справ на розгляд ЕК відповідного архівного відділу райдержадміністрації або архівного відділу міської ради, у зоні комплектування яких вони перебувають, для подальшого представлення її на розгляд ЕПК державного архіву області. У подальшому номенклатура справ підлягає погодженню з державним архівом області один раз на п’ять років або невідкладно в разі істотних змін у власності майна, структурі, функціях
та характері роботи юридичної особи, втрати чинності типовим (галузевим) переліком документів із зазначенням строків їх зберігання. Після погодження ЕПК державного архіву області номенклатура справ затверджується керівником юридичної особи. Основні засади складання номенклатури справ
викладено у Правилах організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5, зареєстрованим у
Міністерстві юстиції України 22.06.2015 за 736/27181 (із змінами).