Архівне управління здійснює прийом громадянз. Під час проведення прийому громадян можуть бути присутні їх представники, повноваження яких оформлені в установленому законодавством порядку, а також особи, які перебувають у родинних відносинах з цими громадянами.
Прийом ветеранів війни та праці, інвалідів, одиноких матерів, багатодітних сімей та інших громадян, які потребують соціального захисту та підтримки, здійснюється в першу чергу.
Перш ніж звернутися в трудовий архів із запитом на надання архівних даних, рекомендуємо отримати консультацію у фахівця з нарахування пенсії в районному управлінні Пенсійного фонду України за місцем проживання та уточнити, які саме архівні довідки необхідні для оформлення пенсійних нарахувань.
Виконання соціально-правових запитів.
На письмовий запит, на підставі документів, які знаходяться на зберіганні надаються архівні довідки, архівні копії та архівні витяги. Зазначені документи надаються громадянам, як про них, так і стосовно осіб, що знаходяться під їх опікою, а також щодо померлих членів родини та найближчих родичів.
Для отримання довідки (витягу, копіїї) соціально-правового характеру надаються наступні документи:
- заява (для фізичних осіб в приймальні дні);
- паспорт заявника;
- копія трудової книжки (при її наявності);
- копія свідоцтва про смерть особи, на яку були оформлені оригінали
запитуваних документів (для оформлення пенсії з втрати годувальника); - довіренність, оформлена в установленому законодавством порядку
(для уповноваженої особи).
У разі втрати трудової книжки необхідно письмово в хронологічному порядку відновити періоди роботи на підприємствах із зазначенням назви підприємства, найменування підрозділу, інформації про зміну прізвища.
При поштовому або електронному відправленні заяви необхідно:
розбірливим почерком вказати прізвище, ім’я, по батькові в даний час і, обов’язково, прізвище в запитуваний період, (вказати рік зміни прізвища); адресу; контактний телефон; викласти прохання про що запитується довідка – підтвердити стаж роботи в організації або надати
відомості про розмір заробітної плати в період роботи.
При особистому зверненні в архів заява складається за встановленою формою.